КАК СОЗДАТЬ ПОНЯТНЫЙ И ПОЛЕЗНЫЙ ДЛЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ОТЧЕТ?
Каждый руководитель хотя бы один раз в жизни сталкивался с ситуацией, когда на запрос какой-то информации ему приносили огромную пачку документов, таблиц, графиков. С одной стороны задача выполнена, с другой – принять эффективное решение с помощью таких данных будет очень тяжело. Чтобы в будущем такое не повторилось, достаточно донести до сотрудников 6 правил составления отчетов (это может быть устный разговор, рассылка по почте/корпоративному чату или новый регламент):
1⃣ У каждого отчета есть заказчик. Соответственно исполнитель должен понимать для кого он делается, чтобы учесть требования и предпочтения получателя отчета. Тут может быть важен и уровень доступа к информации (возможно часть данных конкретных человек не должен видеть), так и оформление (например, шрифт не меньше 10 или отсутствие кислотных цветов в таблицах и графиках).
2⃣Сформулировать цель отчета. По сути это ответ на вопрос «Зачем мне этот отчет?» или «Какое решение на основе данных я должен принять?». Возможные варианты: «Как изменить структуру продаж для увеличения прибыли?», «Как увеличить оборачиваемость денег?», «Как повысить LTV?»
3⃣Данные должны быть организованы так, чтобы на их основании можно было сделать выводы. «Какое направление более рентабельно?», «Что выгоднее – более дорогая, но быстрая доставка, или более дешёвая, но медленная?», «С какого рекламного канала приходят более прибыльные клиенты?» и т.д. То есть исполнитель должен понимать на какой вопрос он отвечает.
4⃣Определить ключевые показатели. Выбрать наиболее важные для принятия решения показатели. Обычно это сочетание нескольких количественных и качественных показателей. Например, рентабельность и объем продаж, количество заявок и их конверсия в продажи, объем запасов и скорость их оборачиваемости и т.д.
5⃣Выбрать формат и период. Таблицы, графики, диаграммы, текст – вариантов может быть масса, выбираете наиболее удобный для себя.
6⃣Определить уровень детализации. Чем больше деталей, тем точнее решение, но тут важно не утонуть в мелочах. Вы можете запросить отчет по продажам в разрезе артикулов на пару сотен страниц, а можете получить отчет с разбивкой по менеджерам и основным направлениям, который поместится на одну страницу. При этом уровень полезности второго отчета может быть существенно больше, чем у первого.
Определение формата отчета это лишь малая часть процесса постановки управленческого учета. Если хотите разобраться, как управлять своим бизнесом с помощью цифр и показателей, приходите на мой курс по финансам для предпринимателей. За 1,5 месяца у вас появится понимание как должна выглядеть система поддержки принятия решений в вашем бизнесе и появятся регулярные оперативные отчеты о состоянии дел в компании. Первое занятие сегодня в 19:00 (обсудим отличия управленческого учета от бухгалтерского и посмотрим с чего начать проектирование системы), это открытый урок и он бесплатен для любого зарегистрировавшегося на сайте: https://farwatercons.ru/finlikbez
Жду вас сегодня на занятии!
